Hukuki İncelemelerTÜRKİYE’DE İRTİBAT BÜROLARININ KURULMASI

I- GİRİŞ
İrtibat büroları veya temsilcilik büroları (İng. “representative office”), “Ticari faaliyet dışında haberleşme, ağırlama, irtibat sağlama, yatırım yapılacak ülkede pazar araştırmasının yapılması, yatırım yapılacak ülkedeki iş olanaklarının yakından takip etmek ve bu konuda merkez firmaya bilgi vermek gibi sosyal, kültürel ve iktisadi amaçlarla yurtdışındaki yerleşik kişi ve kuruluşlar tarafından açılan bürolardır” şeklinde tanımlanabilir.
İrtibat bürolarının, yabancı sermaye mevzuatına göre ticari faaliyette bulunmaları yasak olduğundan bu büroların iktisadi yapılarının yakından takip edilmesi zorunluluğu ortaya çıkmıştır. Bu büroların ticari faaliyette bulunmaları yasak olduğundan faaliyet gösterilen ülkede kurumlar ve katma değer vergisi mükellefiyetlerinin bulunmaması gerekmektedir.
II- 4875 SAYILI DOĞRUDAN YABANCI YATIRIMCILAR KANUNU’NA GÖRE AÇILAN İRTİBAT BÜROLARININ MAHİYETİ
4875 sayılı Kanun’un 3. maddesinin (h) bendine göre, Hazine Müsteşarlığı, yabancı ülke kanunlarına göre kurulmuş şirketlere, Türkiye’de ticari faaliyette bulunmamak kaydıyla irtibat bürosu açma izni vermeye yetkilidir.
Türkiye’de irtibat bürosu açılabilmesi için şu şartlara ihtiyaç vardır:
1- Türkiye’de irtibat bürosu açmak isteyen şahısların yabancı ülke kanunlarına göre kurulmuş olması ve kurulan tüzel kişiliğin şirket statüsüne sahip olması gerekmektedir.
2- Türkiye’de açılacak irtibat bürosunun Türkiye’de ticari faaliyette bulunmaması gerekmektedir.
Türkiye’de irtibat bürosu kurmak için izlenecek prosedür nedir?
Hazine Müsteşarlığı, yabancı ülke kanunlarına göre kurulmuş şirketlere, Türkiye’de ticari faaliyette bulunmamak kaydıyla irtibat bürosu açma izni vermeye ve bu izinlerin süresini uzatmaya yetkilidir.
Yabancı şirketlerin, para ve sermaye piyasaları, sigortacılık gibi özel mevzuatı bulunan alanlarda faaliyette bulunmak amacıyla irtibat bürosu açma talepleri, ilgili özel mevzuatı çerçevesinde yetkili kılınan kurum veya kuruluşlarca değerlendirilir.
Müracaatta Aranacak Belgeler
Türkiye’de irtibat bürosu kurmak için aşağıdaki belgelerle Hazine Müsteşarlığı, Yabancı Sermaye Genel Müdürlüğü’ne müracaat edilir:
Ana şirkete ait ve ilgili Türk Konsolosluğunca veya Lahey Devletler Özel Hukuku Konferansı çerçevesinde hazırlanan Yabancı Resmi Belgelerin Tasdiki Mecburiyetinin Kaldırılması Sözleşmesi hükümlerine göre tasdik edilmiş (kısaca, apostillenmiş) Faaliyet Belgesi aslı,
Ana şirket hakkında hazırlanmış Faaliyet Raporu veya bilanço ve gelir tablosu,
İrtibat bürosunun faaliyetlerini yürütmekle görevli olarak atanacak kişiye verilecek yetki belgesi aslı,
İrtibat bürosunun kuruluş işlemlerinin başka bir kimse aracılığı ile yürütülmesi durumunda vekaletname aslı.
Bütün bu belgelerin noter tasdikli çevirileri de başvuru sırasında ibraz edilmelidir. Ayrıca, Türkiye’de bir irtibat bürosu açmak isteyen şirketin tanıtımını ve müstakbel irtibat bürosunun gelecekte gerçekleştirmesi planlanan faaliyetlerle ilgili ayrıntılı bir dilekçe de bu belgelere eklenmelidir.
Bir İrtibat Bürosunun açılması izni için başvurulacak makam Hazine Müsteşarlığı, Yabancı Sermaye Genel Müdürlüğü’dür. Başvuru işlemleri ile gerekli belgeler tamamlandığında, irtibat bürosu açılması izni 5 gün içinde verilmektedir.
Açılış izni alan irtibat büroları vergi dairesine kayıt belgesinin bir örneğini en geç bir ay içinde Yabancı Sermaye Genel Müdürlüğü’ne gönderirler. Bürolar adres değişikliği durumunda yeni adreslerini en geç bir ay içinde Yabancı Sermaye Genel Müdürlüğü’ne bildirirler.
İrtibat bürolarına azami 3 yıllık süre ile faaliyet izni verilir. İrtibat bürolarının süre uzatımlarında geçmiş yıl faaliyetleri ile geleceğe yönelik plan ve hedefleri dikkate alınarak her defasında azami 3 yıl olmak üzere süre uzatımı verilebilir.
İrtibat büroları yıllık faaliyetlerini takip eden yılının en geç Mayıs ayı içinde aynı makama bildirmelidir. Bunun için ” İrtibat Bürolarının Faaliyetlerine İlişkin Bilgi Formu” kullanılır ve İrtibat bürosunun harcamalarının yurt dışından getirtilen dövizlerle karşılandığı belgelenir.
İrtibat bürolarının faaliyetlerini sona erdirmesi durumunda kapatma işlemi için, ilgili vergi dairesinden alınacak iş bırakma-yoklama fişi Yabancı Sermaye Genel Müdürlüğü’ne gönderilir. Bürolar kapanış ve tasfiye sonucunda oluşan bakiye haricinde transfer talebinde bulunamazlar.
Dışarıda yerleşik kuruluşların Türkiye’de açacakları irtibat bürosunun tüm masrafları yurt dışından getirilecek dövizlerle karşılanır. İrtibat büroları hiçbir ticari faaliyet yapamaz ve verilen izin konusu dışında faaliyette bulunamazlar. Ayrıca bu bürolar, kapanış ve tasfiye haricinde, kar ve benzeri transfer talebinde bulunamazlar.
III- İRTİBAT BÜROLARININ İŞLEYİŞİ HAKKINDA AYRINTILI BİLGİ
İrtibat bürolarının işleyişinde aşağıdaki esaslar geçerlidir:
A- Kuruluş İzninin Alınması ve Vergi Dairesine İrtibat Bürosunun Kayıt Ettirilmesi
Hazine Müsteşarlığı’ndan izin alındıktan sonra vergi dairesinden kimlik numarası alınması ve irtibat bürosu için gelir vergisi (stopaj) yönünden mükellefiyet tesis edilmesi gereklidir. Dolayısıyla GVK’nın 94. maddesi kapsamında herhangi bir ödeme yaptıkları takdirde bu madde kapsamında gerekli tevkifatı yaparak muhtasar beyanname ile beyan etmeleri ve ödemeleri gereklidir. Vergi dairesinde “Tüzel Kişiler İçin Sicil Formu”nun doldurulup vergi dairesine verildikten sonra bunun bir örneğinin en geç 1 ay içinde Yabancı Sermaye Genel Müdürlüğü’ne gönderilmesi gereklidir. İrtibat bürolarının Türkiye’de faaliyette bulundukları yeri kiralamaları durumunda büro ile ilgili kira kontratını da Genel Müdürlüğe göndermeleri gerekmektedir. Bu işlemler, bir mali müşavir aracılığıyla halledilebilir.
İrtibat bürolarının adres değişikliği durumunda da yeni adreslerini en geç 1 ay içinde Yabancı Sermaye Genel Müdürlüğü’ne ve vergi dairesine bildirmeleri gerekmektedir.
B- İrtibat Bürolarının “Faaliyetlerine İlişkin Bilgi Formu”nun Gönderilmesi İşlemleri
İrtibat bürolarınca, her yıl en geç Mayıs ayı sonuna kadar, büronun geçmiş yıl faaliyetleri hakkında, Yönetmelik ekinde (Ek: 4) yer alan “İrtibat Bürolarının Faaliyetlerine İlişkin Bilgi Formu” doldurularak Müsteşarlığa gönderilir. Bu müracaatlara, büronun geçmiş yıl harcamalarının yurt dışından gönderilen dövizlerle karşılandığına ilişkin belgeler eklenir.
C- İrtibat Bürolarının Giderleri
Türkiye’de açılacak irtibat bürolarının her türlü büro giderleri yurt dışından getirilecek dövizlerle karşılanacaktır.
D- Kâr Transferi
Türkiye’de açılan irtibat bürolarının gelir getirici herhangi bir faaliyette bulunması mümkün olmadığı için kâr transferi talep etmeleri de mümkün değildir.
E- Yabancı Sermaye Genel Müdürlüğü’nce Verilecek 3 Yıllık Sürenin Bitmesinden Sonra Yapılacak İşlemler
İrtibat bürolarına azami 3 yıllık süre ile faaliyet izni verilir. Bu sürenin sonunda sürenin uzatılması mümkündür. Süre sonunda ayrıca mükellefler irtibat bürosunun şirket haline getirebilecekleri gibi şube haline de getirebileceklerdir.