6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’nun 64. maddesinin 3. fıkrasında Türkiye Muhasebe Standartlarına göre elektronik ortamda veya dosyalama suretiyle tutulan defterlerin açılış ve kapanış onaylarının şekli ve esasları ile bu defterlerin nasıl tutulacağı Sanayi ve Ticaret Bakanlığınca hazırlanan bir tebliğle düzenleneceği belirtilmiştir.
Bu doğrultuda Gümrük ve Ticaret Bakanlığı ile Maliye Bakanlığı tarafından hazırlanan 28502 sayılı Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ 19 Aralık 2012 tarihinde Resmi Gazete’de yayınlanarak yürürlüğe girmiş bulunmaktadır. Tebliğin amacı 1. maddede “gerçek ve tüzel kişi tacirler tarafından fiziki veya elektronik ortamda tutulacak ticari defterlerin nasıl tutulacağını defterlerin kayıt zamanını, onay yenileme ile açılış ve kapanış onaylarının şekil ve esaslarını belirlemek” olarak gösterilmiştir.
Elektronik imzaya sahip olan gerçek kişilerin ve elektronik fatura uygulamasından yararlanma iznine sahip olup bu çerçevede mali mühür edinmiş olan tüzel kişilerin elektronik defter tutulması, kaydedilmesi, onaylanması, saklanması ve ibrazında kullanılacak yazılımın uyumluluk onayı almış olması halinde bu kişiler elektronik defter tutabileceklerdir.
Bu kapsamda tutulacak elektronik defterlere ilişkin düzenlemelerden biri tutulması zorunlu olan defterlerden Yönetim Kurulu Karar Defteri’ne yazılacak kararın üyelerden birinin yaptığı öneri üzerine diğerlerinin yazılı onayı ile veya bazı üyelerin elektronik ortamda katılması suretiyle alındığı durumlarda bu hususun ayrıca belirtileceği düzenlenmiştir.
Ayrıca karara bütün üyelerin elektronik ortamda katılması ve güvenli ekonomik imza ile alınması halinde kararın güvenli elektronik imza ile imzalandığını belirten ifadeye yer verilmesi ve alınacak fiziki kararın deftere yapıştırılması zorunluluğu düzenlenmiştir. Toplantıya bazı üyelerin fiziki ortamda bazılarının ise elektronik ortamda katılması halinde karar metninde fiziki toplantıya katılanların imzaları ile elektronik ortamda katılanların güvenli elektronik imza ile imzaladıkları belirtilir ve fiziki karar metnine yapıştırılır.
Tebliğde 6201 sayılı kanunun 65/4. maddesindeki “defterlerin ve gerekli diğer kayıtların elektronik ortamda tutulması durumunda, bilgilerin saklanma süresince bunlara ulaşılmasının ve bu süre içinde bunların her zaman kolaylıkla okunmasının temin edilmiş olması şarttır” düzenlemesine atıf yapılarak elektronik kayıtların güvenli bir şekilde saklanması sağlanmak istenmiştir.
Tebliğ yine Gümrük ve Ticaret Bakanlığı ile Maliye Bakanlığı tarafından hazırlanan 28141 sayılı Elektronik Defter Genel Tebliği’ne atıf yapmıştır. Söz konusu tebliğde elektronik defter oluşturma safhaları ise şu şekilde düzenlenmiştir;
• www.edefter.gov.tr adresinde duyurulan format ve standartlara uygun olarak ve aylık dönemler bazında elektronik defter oluşturmaya başlayacaklardır. Defterlerini elektronik defter biçiminde tutmaya başlayanlar, söz konusu defterleri kâğıt ortamında tutamayacaklardır.
• Defterlerini elektronik ortamda tutanlar berat almak ve istenildiğinde ibraz etmek üzere muhafaza etmek zorundadırlar.
• Elektronik defter tutma sürecinde ilk ayın beratının alınması açılış onayı, son ayının beratının alınması ise kapanış onayı yerine geçecektir.
Berat almak için izlenilmesi gereken prosedür ise şu şekilde belirtilmiştir;
• Elektronik defterlerin; gerçek kişiler için elektronik defterin ilgili olduğu ayı takip eden ayın son gününe kadar kendilerine ait güvenli elektronik imza ile imzalanması, tüzel kişiler için aynı süre içerisinde kendilerine ait mali mühür ile onaylanması
• İmzalı veya mühürlü defterler için berat dosyalarının oluşturulması,
• Oluşturulan berat dosyalarının Elektronik Defter Uygulaması aracılığı ile Gelir İdaresi Başkanlığı’nın onayına sunulması gerekmektedir. Elektronik defter beratı, elektronik defterlerin değişmezliğini ispat etmeye yönelik olup, elektronik defterlerin içeriğine yönelik bir onayı ifade etmemektedir.
Sayılan adımlara göre oluşturulan elektronik belgeler Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu kapsamında geçerli kanuni defter olarak kabul edilecektir.
Gelir İdaresi Başkanlığı söz konusu berat dosyalarını istenildiğinde ibraz etmek üzere diğer ilgili elektronik defterler ile birlikte muhafaza edecektir. Aynı şekilde muhafaza ve gerektiğinde ibraz etme yükümlülüğü elektronik defteri tutan gerçek veya tüzel kişiler için de geçerlidir. Muhafaza yükümlülüğü elektronik defterlerin ve beratların doğruluğuna, bütünlüğüne ve değişmezliğine ilişkin olan her türlü elektronik kayıt ve veri, veri tabanı dosyası, saklama ortamı ile doğrulama ve görüntüleme araçlarının tümünü kapsamakta olup, elektronik defterlere istenildiğinde kolaylıkla erişebilmeyi, anlaşılabilir ve eksiksiz bir biçimde görüntülemeyi ve okunabilir kâğıt baskılarını üretebilmeyi kapsamaktadır.
Gümrük ve Ticaret Bakanlığı ile Maliye Bakanlığı tarafından hazırlanan 19 Aralık 2012 tarihli 28502 sayılı Ticari Defterlere İlişkin Tebliğ ile elektronik defterlerin tutulması konusuna açıklık getirilmiştir.
