6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’nun 1527.maddesinin 5. fıkrasında anonim şirketlerde genel kurullara elektronik ortamda katılma, öneride bulunma, görüş açıklama ve oy vermenin, fiziki katılmanın ve oy vermenin bütün hukuki sonuçlarını doğuracağı söylenmekle hak sahiplerinin genel kurul toplantılarına elektronik katılımına cevaz verilmiştir.
Hükmün uygulanmasına ilişkin 28395 sayılı yönetmelik 01/10/2012 tarihinde yürürlüğe girmiştir. Söz konusu yönetmelikte elektronik toplantıların usul ve esasları ve taraflara getirilen yükümlülükler belirtilmiştir.
Elektronik ortamda genel kurul toplantısı yapılmasına hak tanıyacak şirketler, hak sahiplerinin genel kurulları elektronik ortamda canlı izlemelerine, görüş açıklamalarına, öneride bulunmalarına ve oy kullanmalarına olanak sağlayacak elektronik genel kurul sistemi kurmalı (EGKS) veya bu amaç doğrultusunda oluşturulmuş sistemlerden hizmet almalıdır.
Anonim şirketlerde genel kurul toplantılarına elektronik ortamda katılmak ve oy verebilmek için bu konunun esas sözleşmede düzenlenmesi gereken hüküm yönetmelikte belirtilmiş ve bu hükmün herhangi bir değişiklik yapılmadan esas sözleşmeye aktarılması zorunluluğu getirilmiştir.
Genel kurul toplantısına elektronik ortamda katılmak için hak sahipleri bu taleplerini EGKS’den bildirmek zorundadırlar. Hak sahibinin temsilcisi de elektronik ortamda toplantıya katılabilir ve bu kişilerin adları hazır bulunanlar listesine dahil edilir. Elektronik ortamda toplantıya katılmak isteyen hak sahiplerinin elektronik imzalarının olması şarttır. Elektronik ortamda katılma talepleri geri alınabilir. Ancak bu talebini geri almayan hak sahibi veya temsilcisi toplantıya fiziken katılamayacaktır. Ayrıca EGKS üzerinden kullanılan oylar geri alınamaz veya değiştirilemez. EGKS’de gerçekleşen tüm işlemler hakkında ilgili kişiler SMS ve e-posta yoluyla bilgilendirilir. Toplantının ilgili mevzuattaki şartları taşıyıp taşımadığını ise komiser kontrol eder.
Şirketin kendisi veya elektronik ortamda toplantı için hizmet aldığı şirket EGKS’de yapılan tüm işlemlere ilişkin kayıtları ve genel kurula elektronik ortamda katılan hak sahiplerinin veya temsilcilerinin kimlik bilgilerini bu bilgilerin bütünlüğü ve gizliliğini sağlayarak on yıl süreyle saklamak zorundadır.
EGKS’den kaynaklanan nedenlerle hak sahiplerinin uğrayacağı zararlardan gerek destek hizmeti alan gerekse destek hizmeti veren şirketin sorumluluğu genel hükümlere göre belirlenecektir.
Uygulama yönetmeliğine ilişkin ana sözleşme değişikliklerinin yönetmeliğin yürürlüğe girme tarihi olan 01/10/2012’ den sonraki ilk genel kurul toplantısında yapılması zorunludur. Bununla birlikte yapılacak genel kurul toplantısında hak sahiplerinin bu toplantıya elektronik ortamda katılmaları için gerekli olan olanakların sağlanması zorunluluğu ortadan kalkmamaktadır.
Bu düzenleme ile birlikte genel kurul sürecinde yapılan ilk işlem olan komiser çağrısından başlamak üzere genel kurul tamamlandıktan sonra belgelerin tescil için MERSİS sistemine iletilmesi dahil olmak üzere tüm işlemlerin elektronik ortamda yapılabilmesine imkân tanınmıştır. Böylelikle fiziken toplantıya katılamayacak hak sahiplerinin haklarını elektronik ortamda kullanmalarının yolu açılmıştır.
